Inps – Consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici

Inps, Circolare n.12 del 29 gennaio 2016

OGGETTO:	Consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici – Avvio delle lavorazioni del Lotto3.
SOMMARIO:	Definizione delle modalità di lavorazione per la sistemazione delle posizioni assicurative dei pubblici dipendenti iscritti alla Cassa Dipendenti Enti Locali comprese nel Lotto3 – Lista1, con la piena adozione del nuovo sistema informativo ed erogazione del trattamento di pensione sulla base dei dati presenti nel conto assicurativo.

Premessa

Proseguendo nelle attività di consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici, previste dalle Circolari n.49 del 3 aprile 2014 e n.148 del 21 novembre 2014, viene reso disponibile per la lavorazione, tramite applicativo Passweb, il terzo lotto di posizioni, denominato Lotto3, e con la presente circolare si forniscono le relative istruzioni operative.

Con successivo messaggio verranno fornite indicazioni specifiche per la trattazione delle posizioni in oggetto ai fini della liquidazione della pensione.

1.   Evoluzione della sistemazione della posizione assicurativa – Il Lotto3

Nell’ambito del progetto per il consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici sono stati individuati diversi lotti, ognuno dei quali con specifiche modalità di lavorazione, al fine della progressiva e definitiva adozione delle nuove procedure,

Il Lotto1 ha concentrato l’attività sull’istruttoria interna e la valorizzazione del patrimonio informativo presente in Istituto ai fini della sistemazione delle posizioni assicurative, escludendo le posizioni con domande di prestazione e di richieste di variazione della posizione assicurativa (RVPA). Questa fase non ha coinvolto gli enti, poiché le posizioni sono state completate e aggiornate fin dove possibile con i dati disponibili (Circolari 49/2014 e 148/2014).

Il Lotto2 ha inserito la trattazione delle prestazioni e delle RVPA nelle posizioni oggetto di sistemazione e previsto il necessario coinvolgimento del datore di lavoro quando in istruttoria interna non fosse possibile reperire tutti gli elementi utili alla definizione delle prestazioni o delle RVPA (Messaggio 4847 del 17 luglio 2015).

Con il Lotto3, infine, che interessa circa 450mila iscritti, si completa il passaggio su Nuova Passweb di tutte le posizioni dei dipendenti degli enti locali. Nella selezione delle posizioni non è stato pertanto applicato nessun requisito specifico: potranno quindi essere presenti domande di prestazioni pensionistiche in vigenza, richieste di variazione posizione assicurativa e domande di pensione.

Per consentire la gestione specifica delle posizioni di iscritti prossimi a pensione, il Lotto3 è distinto in:

       Lista 1, che comprende circa 20mila soggetti potenziali pensionandi che potranno conseguire la pensione di vecchiaia o anticipata nel 2016;

       Lista 2, riguardante i restanti iscritti sui circa 450mila complessivi.

Per ciascuna delle liste sono di seguito illustrate le modalità specifiche di trattazione.

Nella logica evolutiva del progetto, nella sistemazione delle posizioni comprese nella Lista1 del Lotto3 sono coinvolti pienamente gli enti datori di lavoro, che vengono messi nelle condizioni di anticipare la sistemazione delle posizioni dei propri dipendenti prossimi al pensionamento al fine di consentire all’Istituto la tempestiva erogazione della prestazione spettante.

2.   Le denunce mensili per la valorizzazione della posizione assicurativa

La posizione assicurativa è alimentata dal datore di lavoro attraverso diversi canali di trasmissione delle informazioni, già illustrati nella Circolare 148/2014 e di seguito brevemente richiamati, da utilizzare in via esclusiva o alternativa:

       periodi retributivi dal 1° ottobre 2012: utilizzo esclusivo del flusso UniEmens

       periodi retributivi dal 1° gennaio 2005 al 30 settembre 2012: flusso UniEmens, Passweb

       periodi retributivi antecedenti il 1° gennaio 2005: Passweb.

Il sistema a regime prevede pertanto che attraverso la compilazione e l’invio della ListaPosPA con flusso UniEmens gli enti datori di lavoro comunichino i dati per l’alimentazione della posizione assicurativa, oltreché per il calcolo del dovuto contributivo.

In fase di sistemazione della posizione assicurativa, viene verificata la congruenza e la completezza dei dati acquisiti e sono attivati i diversi canali per l’eventuale correzione, in via esclusiva o alternativa tra essi, come sopra specificato.

Si sottolinea l’urgenza che gli enti siano abilitati all’applicativo Passweb, che è lo strumento esclusivo per la correzione dei periodi antecedenti il 1/1/2005. Le indicazioni per richiedere l’abilitazione sono contenute nella Circolare 49/2014 – Allegato 1, alla quale si rinvia.

Ai fini della  corretta alimentazione della posizione assicurativa individuale, è’ necessario che le denunce contributive mensili siano elaborate correttamente.

Si precisa che l’erronea compilazione delle denunce medesime comporta, la mancata acquisizione nella posizione assicurativa del lavoratore dei dati esposti negli elementi della <ListaPosPA> che presentano  errori di tipo “bloccante”.

Tali errori vengono individuati dal software di controllo che verifica il rispetto dei criteri di compilazione delle denunce, mensili, esplicitati dalla Circolare 105 del 07/08/2012 e dalle Istruzioni Operative allegate al Messaggio 17297 del 24/10/2012 nonché la coerenza dei dati trasmessi nel flusso di denuncia, in riferimento al quadro normativo vigente, richiamato dalle successive note emanate in occasione di innovazioni, modificazioni ed integrazioni normative.

Per permettere alle Aziende ed alle Amministrazioni, di seguito Enti, la verifica dei  dati giuridici ed economici trasmessi mensilmente, è stato reso disponibile, dal mese di gennaio 2014 un servizio che consente agli Enti,  iscritti alla Gestione Dipendenti Pubblici  di visualizzare, sia lo stato della denuncia, sia lo stato di elaborazione delle denunce pervenute  all’INPDAP e, successivamente, all’INPS, per i periodi da gennaio 2005 (cfr. Messaggio 1276 del 22/01/2014).  

La consultazione, da parte dell’operatore di Ente, può avvenire  esaminando la denuncia,  sia nella sua interezza, sia visualizzandola per il singolo iscritto. Ciò consente di individuare le denunce o  gli elementi delle stesse che si trovano in errore al fine di procedere alle  correzioni, tenendo conto della descrizione del tipo di errore riscontrato, tramite l’invio di specifici elementi della denuncia (quali ad esempio il  V1 Causale 5 e/o il V1 Causale 6).

Gli Enti potranno visualizzare e  verificare tramite l’applicativo suddetto le denunce trasmesse, per agevolarne l’attività di controllo, saranno inviate agli stessi, con cadenza mensile, tramite il canale PEC, specifiche reportistiche contenenti l’indicazione degli errori riscontrati, il numero e la relativa modalità di correzione.

L’attivazione di tale servizio sarà comunicato con specifico messaggio.

E’ evidente l’importanza che assume l’attività delle strutture territoriali per la sensibilizzazione degli Enti in ordine alle verifiche effettuate dai  software di controllo sui dati inviati  con il flusso UNIEMENS-ListaPosPA.

E’ prevista, altresì, l’implementazione di alcune specifiche funzioni  che permetteranno agli operatori di Sede, per determinate casistiche, di intervenire direttamente sugli elementi errati di denuncia. Tali funzioni  si aggiungono a quelle  che consentono la correzione degli errori sui dati anagrafici riscontrati nelle denunce, relativi  alla persona giuridica (Frontespizio) ai codici fiscali dei lavoratori contenuti  negli Elementi D0 (cfr. messaggio 3510 del 24/03/2014).

Premesso quanto sopra si evidenzia la necessità che le unità organizzative delle strutture territoriali  si rendano parte attiva presso gli Enti perché quest’ultimi richiedano, nel caso in cui ne siano privi,  l’abilitazione agli applicativi PAssWeb e Visualizzazione Denunce Contributive, fornendo il necessario supporto ai medesimi per la gestioni degli errori.

Si segnala , inoltre, che i dati trasmessi con le denunce contributive,  anche se correttamente elaborate dall’Ente datore di lavoro, potrebbero comunque generare errori in posizione assicurativa del lavoratore nel caso in cui i dati trasmessi risultino incoerenti con altri dati già presenti per effetto di denunce trasmesse da altri enti ovvero acquisite con strumenti diversi dalle denunce contributive.

Tali casi sono evidenziati dai controlli di Posizione Assicurativa e attivano in genere una segnalazione nell’Area di lavoro all’interno dell’applicativo Nuova Passweb, evidenziata sia all’operatore di ente che a quello della sede INPS.

La chiusura delle segnalazioni con correzione dell’errore è tipica della fase di sistemazione della posizione individuale, e per i periodi dal 1° ottobre 2012 può essere effettuata esclusivamente dall’ente tramite flusso UniEmens.

3.   Indicazioni operative per la lavorazione del Lotto3

Sono confermate per le posizioni comprese nel Lotto3 le modalità di lavorazione da parte dell’operatore di sede definite con la Circolare 148/2015 ai fini della sistemazione delle posizioni assicurative, che ad ogni buon conto si riportano.

Le posizioni devono essere lavorate con l’apertura della “Sistemazione della posizione assicurativa”.

Prioritariamente e in via propedeutica ad ogni intervento successivo deve essere effettuata la “Memorizzazione del fascicolo”.

Nella successiva fase di “Correzione della PA” dovranno essere risolte le segnalazioni attivate da sistema in Area di lavoro, le eventuali RVPA, nonché le ulteriori esigenze di correzione individuate e inserite in Area di lavoro dall’operatore (es. individuazione di errori potenziali). In questa fase devono essere effettuate la verifica complessiva della congruità della posizione assicurativa, la verifica dei c.d. “errori potenziali” e il conseguente aggiornamento della PA (errori potenziali che si dimostrano errori effettivi) o la conferma dei dati (errori potenziali che si dimostrano condizioni fisiologiche).

Per quanto attiene alla trattazione delle criticità potenziali, si specifica che quando a seguito di istruttoria l’operatore rileva che si tratta di un errore effettivo, questo va ovviamente corretto. Qualora la criticità potenziale non si rilevi un errore effettivo, bensì una situazione fisiologica, il dato va comunque confermato.

Il relativo periodo, in quanto oggetto di istruttoria, deve essere in entrambi i casi validato dall’operatore o, se è stato necessario coinvolgere il datore di lavoro, certificato da quest’ultimo.

La validazione è effettuata dall’operatore INPS e attesta la verifica eseguita sui dati di un periodo a una certa data; la certificazione è invece propria dell’ente. La validazione non deve intendersi come attività a se stante, ma rientra e costituisce parte integrante della ordinaria attività di sistemazione della posizione assicurativa. Pertanto dovrà essere validato il solo periodo effettivamente sottoposto a verifica.

I flussi DMA e UniEmens sono certificati da sistema. Se un periodo di provenienza DMA è stato modificato dall’operatore perché non corretto, è necessario, a seguito della modifica, effettuare la validazione.

Nel caso di definizione di una prestazione, la posizione assicurativa non deve essere aggiornata ai soli fini della prestazione, ma essere oggetto di sistemazione nella sua interezza.

La Correzione sarà effettuata prioritariamente tramite istruttoria interna, attraverso la consultazione degli atti e banche dati disponibili in Istituto.

In presenza di RVPA o di domande di riscatto, ricongiunzione o computo, il relativo procedimento istruttorio deve essere sempre chiuso in area di lavoro.

Pertanto, qualora in istruttoria interna non sia stato possibile riscontrare gli elementi utili alla definizione delle predette prestazioni, l’operatore invierà la relativa segnalazione all’ente datore di lavoro, che dovrà provvedere alla chiusura della stessa entro 60 giorni. Se l’ente non provvede nel suddetto termine, l’operatore di sede procede alla chiusura delle relative segnalazioni e chiude la sistemazione e la prestazione è erogata sulla base di quanto presente in banca dati.

I dati presenti in posizione assicurativa, dei quali in fase di sistemazione viene accertata la congruità sul piano logico – formale e che non presentino anomalie né elementi di indeterminatezza nella fonte e/o nei contenuti, integrati con le informazioni specifiche per ogni prestazione (c.d. “ultimo miglio”) sono direttamente utilizzabili ai fini della determinazione delle prestazioni e delle pensioni.

L’uso della funzione “Anticipo DMA” per l’acquisizione in posizione assicurativa dei dati da denunce non ancora pervenute è ammesso ai soli fini della determinazione di pensione.

La funzione suddetta non deve essere utilizzata per la definizione di prestazioni di riscatto, ricongiunzione o computo, se non nei casi in cui sia già presente una domanda di pensione.

Criteri lavorazione Lista1 

La Lista 1, che come detto comprende i potenziali pensionandi, prevede una lavorazione congiunta e coordinata delle posizioni tra sede INPS ed ente datore di lavoro.

Le sedi avvieranno in via prioritaria la Sistemazione delle posizioni in Lista 1. Effettuata la fase di Correzione sulla base dell’istruttoria interna, le eventuali carenze di dati saranno segnalate tramite l’applicativo Passweb all’ente datore di lavoro, che provvederà a integrare e a completare il conto assicurativo con i dati mancanti o carenti attraverso i canali previsti Passweb o Lista PosPA.

Per preannunciare ai datori di lavoro l’invio delle segnalazioni per la sistemazione dei conti assicurativi dei loro dipendenti, le sedi INPS invieranno agli Enti che rientrano nella loro competenza l’elenco degli iscritti potenziali pensionandi, per definire le modalità di sistemazione delle relative posizioni assicurative, attivando con i predetti enti ogni possibile sinergia.

Sulla base dell’esito dell’interazione con gli enti, la sistemazione delle posizioni assicurative potrà essere attivata dal datore di lavoro in autonomia, o dall’operatore di sede se la sede e l’ente concordano tale modalità.

In questa seconda ipotesi, gli operatori di sede, dopo avere effettuato la sistemazione della posizione assicurativa sulla base dell’istruttoria interna, inoltreranno agli enti le necessarie segnalazioni per l’integrazione di tutti i dati che ancora risultassero carenti.

Se l’ente non provvede alla chiusura della segnalazione entro 60 giorni, l’operatore di sede procede alla chiusura delle relative segnalazioni e chiude la sistemazione sulla base dei dati presenti.

In caso di domanda di pensione, la liquidazione del trattamento sarà effettuato sulla base di quanto presente in banca dati: la presenza di lacune o errori nella posizione potrà quindi avere effetto sulla determinazione del diritto e della misura della pensione.         

Si coglie l’occasione per ribadire che gli operatori non dovranno più richiedere il modello PA04.

Criteri lavorazione Lista2

La lavorazione della Lista2 del Lotto 3 continua a seguire le modalità previste per le posizioni in Lotto2: la sistemazione della posizione viene quindi effettuata dall’operatore di sede sulla base dell’istruttoria interna e il ricorso al datore di lavoro è limitato a quei casi in cui, in presenza di domande di prestazioni e/o RVPA, i dati disponibili in Istituto ed inseriti in posizione assicurativa a seguito di istruttoria interna fossero insufficienti alla trattazione delle prestazioni stesse.

Completata l’istruttoria interna, la Sistemazione può essere chiusa come “attività completata” anche in presenza di segnalazioni “non risolte”.

È utile ribadire che per la sistemazione delle posizioni di Lista2 non dovrà in nessun caso essere trasmesso il modello PA04.

4.   Lavorazione delle posizioni con scarti piani di ammortamento.

Per ottimizzare lo svolgimento delle attività insistenti su più processi lavorativi, tutti finalizzati alla sistemazione delle posizioni assicurative, verrà inviato, con separato Messaggio, un elenco di posizioni relative a soggetti - rientranti nelle due liste del Lotto3 - per le quali gli operatori dovranno effettuare le lavorazioni previste sull’applicativo “Gestione Scarti piani di ammortamento riscatti e ricongiunzioni”. Si richiamano, al riguardo, le disposizioni dei Messaggi Hermes 9968 del 30 dicembre 2014 e 4566 del 6 luglio 2015.

5.   Estensione della procedura pensioni sul nuovo sistema (SIN2)

Nell’ambito del progetto per il Consolidamento della banca dati dei dipendenti pubblici, con la lavorazione del Lotto 3 prende avvio in forma generalizzata l’erogazione del trattamento di pensione degli iscritti dipendenti di enti locali sulla base delle informazioni presenti nel conto assicurativo consolidato superando, dunque, la prassi della “ricostruzione di carriera” effettuata dai datori di lavoro a ridosso del pensionamento tramite il modello PA04 o simili certificazioni.

Pertanto, all’esito della sperimentazione della procedura pensioni in SIN2 avviata con la Circolare 110 del 28 maggio 2015, e in anticipazione di una specifica nuova circolare sull’adozione a regime della procedura pensioni, per gli iscritti inseriti nella Lista1 del Lotto3, gli enti non dovranno più trasmettere il modello PA04 con le informazioni necessarie alla liquidazione della pensione.

La prassi indicata nella suddetta Circolare viene estesa agli iscritti compresi nella Lista1 del Lotto3, per i quali gli enti e le amministrazioni datori di lavoro, in previsione del collocamento a riposo dei propri dipendenti, dovranno, attraverso l’applicativo Nuova Passweb e UniEmens-ListaPosPA, implementare il conto assicurativo con le informazioni necessarie all’Istituto per l’erogazione della prestazione.

Va considerata superata e inapplicabile la prassi della cosiddetta “smigrazione”, con la quale viene riportata una posizione dal nuovo sistema SIN2 sul vecchio sistema SIN. Tale prassi è inibita, fatta eccezione per ipotesi particolari che saranno vagliate caso per caso, e consentita solo previa autorizzazione della Direzione Centrale Posizione Assicurativa e della Direzione Centrale Pensioni.

6.   Flusso di lavorazione della domanda di pensione sulla base della posizione assicurativa

Il passaggio al nuovo sistema integrato determina, come accennato in premessa, l’erogazione delle prestazioni sulla base delle informazioni presenti nel conto assicurativo degli iscritti.

La definizione della Lista1 nel Lotto3 intende anticipare l’attività di sistemazione della posizione assicurativa dei prossimi pensionandi, in modo da predisporre posizioni sistemate, complete e congruenti, limitando alla sola compilazione dei dati di “ultimo miglio” e dell’”anticipo DMA” le attività necessarie al momento del pensionamento.

In attesa della specifica Circolare, si descrive brevemente il processo di gestione della posizione assicurativa a seguito di una domanda di pensione.

La domanda di pensione telematica attiva il processo di Determinazione Pensione sulla Scrivania Virtuale dell’operatore di Pensione che a sua volta attiva il processo di Certificazione P.Ass ai fini pensionistici perché questo arrivi sulla Scrivania Virtuale dell’operatore di sede preposto alla lavorazione della posizione assicurativa.

In automatico il sistema attiva anche il processo di Correzione P. Ass. (linea di produzione) e, se non già effettuato, di Memorizzazione fascicolo.

L’operatore di Posizione Assicurativa procede alla Sistemazione, se non già effettuata o comunque per la parte carente, interloquendo, tramite Passweb, con i datori di lavoro per colmare eventuali carenze e per acquisire i dati necessari alla definizione della prestazione.

L’ente procede all’inserimento dell’anticipo delle DMA e dei dati di ultimo miglio attraverso l’apposita funzionalità Passweb.

La posizione assicurativa sistemata e completa di tutti i dati necessari viene rilasciata dall’operatore di Posizione Assicurativa ai fini della Pensione, ed è resa utilizzabile per la procedura di calcolo della pensione.

Pertanto il processo di Determinazione Pensioni viene completato sulla base di quanto presente in posizione assicurativa integrata dai dati di “ultimo miglio”.

La sistemazione anticipata delle posizioni dei pensionandi in Lista1 consentirà la tempestiva erogazione della pensione sulla base del conto assicurativo completo e congruente.

7.   Monitoraggio e Misura delle attività e della produzione

Ai fini della misurazione delle attività, si riportano nella sottostante tabella i nuovi codici relativi al lotto 3 del processo “Sistemazione PA”.

COD. Prod.	Codice modello (14/O)	Descrizione in VERIFICA	Coeff. Omogen.		Descrizione estesa
02AF46	70AJ50	Memor.fasc.L3	0,50		Memorizzazione una tantum del fascicolo cartaceo, secondo le modalità indicate nella circolare Consolidamento della Banca Dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici - Avvio delle lavorazioni del Lotto 3. Le memorizzazioni saranno conteggiate una sola volta per ogni codice fiscale e sono relative agli iscritti al Lotto 3.
	71AJ50	Correz. Segnalaz.L3	0,10		Correzione anomalie riportate nella "Lista segnalazioni" di Passweb. Consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici - avvio delle lavorazioni del lotto 3.
	73AJ50	Sistemazione PA lotto 3	0,33		Il codice rileva l'attività di completamento del processo di memorizzazione e correzione, esame di merito degli errori potenziali e valutazione di congruità generale dell'estratto (posizione con zero segnalazioni). Le sistemazioni saranno conteggiate una sola volta per ogni codice fiscale relativo al Lotto e solo se chiuse con esito "0 LAVORAZIONE COMPLETATA".
	74AJ50	RVPA lotto 3	0,36	0,21	Il codice rileva l'attività istruttoria relativa alle richieste di variazione della posizione assicurativa, relativa agli iscritti al Lotto 3

I coefficienti di omogeneizzazione potranno essere modificati in seguito alle nuove sessioni di misurazione dei tempi di lavorazione in programma da parte della Direzione Centrale Pianificazione e Controllo di Gestione nei prossimi mesi.

Sul piano della qualità, come avvenuto per i lotti precedenti, il valore dell’operazione è riconosciuto prioritariamente alla capacità di pervenire alla piena sistemazione delle posizioni entro la data di pubblicazione della lista successiva .

Pertanto, nell’ambito del Cruscotto Direzionale (sezione di back office, area di “Anagrafica e flussi”) sarà attivato uno specifico indicatore di efficacia collegato alla quota di posizioni sistemate entro i termini, in rapporto al totale dei nominativi contenuti nella lista corrispondente:

X    =   numero di posizioni sistemate /totale dei nominativi presenti nella lista corrispondente

L’avvio del processo integrato per l’erogazione delle prestazioni sulla base del conto assicurativo richiede una forte interazione tra tutte le funzioni interessate nell’ambito delle strutture territoriali. 

Si raccomanda pertanto il massimo coordinamento tra le funzioni delle Sedi con particolare riguardo a una conduzione unitaria nei rapporti con gli enti datori di lavoro.